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做好檔案工作要注重養成良好習慣

作者:余樣明

來源:中國檔案報

2019-06-10 星期一

????筆者近日到部分機關調研時發現,一些機關做不好檔案工作,大致有4種原因。一是認為檔案工作不顯山露水,無關緊要;二是單位人手少任務重,無力應付;三是檔案業務不熟,無從下手;四是檔案工作責任體系沒建立,無責可追。筆者認為,要做好機關檔案工作,防止出現以上情況,應該提高認識,落實保障措施,加強業務學習,牢牢把握住“收、管、用”3個主要環節,注重養成良好習慣,工作上不拖不欠,一任接著一任干,不斷推動檔案工作向前發展。

????養成文件材料及時收集積累、定期歸檔、定期移交進館的良好習慣。一是抓源頭,注重檔案資料及時收集積累。機關單位辦公室要對單位印發的文件、上報的材料和傳閱后的上級文件進行及時收集,并督促各職能科室及時收集檔案資料,將上年度各種門類、載體的檔案統一收集齊全,尤其要將單位會議記錄、重要工作的文件材料以及電子文件、照片等載體材料收集齊全,做到不丟失、不損毀,應收盡收、應歸盡歸。二是抓規范,科學整理歸檔。要熟悉《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》等,每年6月之前,在檔案部門的指導下開展檔案整理工作;整理完畢打印好目錄后交檔案部門驗收;整理后的檔案可放在本單位檔案室保管5年,以方便查閱,保管條件差的單位也可每年直接移交給綜合檔案館保管。三是抓資源入庫,集中移交進館。立檔單位要聯系綜合檔案館,將保管期限為永久和30年、自形成之日起滿5年的到期檔案在接受檢查驗收后移交進綜合檔案館;重大活動、重大事件檔案應及時向綜合檔案館移交;移交時一定要開展自查,凡不符合規范要求的,該組卷重整的要組卷重整,該搶救復制的要搶救復制,檔案材料不齊全完整的,要千方百計查找補齊,確保進館檔案的齊全、規范和完整。

????養成科學保管檔案的良好習慣。檔案室既是一個單位保管和利用檔案資料的基地,也是展示一個單位發展歷史和精神面貌的窗口。要按照機關檔案室基礎設施建設指導意見的要求,將檔案用房納入整體規劃,按照經濟、實用、安全的原則,在規劃設計時充分滿足檔案用房功能齊全、布局合理、保管安全、利用便捷的需要。一是抓硬件,高度重視檔案室基礎設施建設。檔案室應做到檔案庫房、閱覽室、辦公室“三分開”,庫房內應有檔案資料存放位置示意圖,庫房面積應滿足本單位檔案工作發展的需要。二是配備符合要求、運行良好的檔案專業防護和安全風險防范設施設備,使用符合標準的檔案用品。檔案安全是底線,不能出任何問題,要堅持預防為主的工作思路,落實防潮、防高溫、防火、防蟲、防霉等措施,確保檔案的安全保管。三是加強日常安全管理。要定期檢查庫房內外環境及檔案安全設施設備運行情況,保持庫房的整齊、清潔、美觀;做好庫房溫濕度記錄和調控,堅持每日下班前進行安全檢查,杜絕檔案安全隱患;嚴格執行檔案出入庫登記制度、檔案數據異地異質備份制度,定期開展檔案清點,嚴格落實檔案信息安全工作崗位責任,提高檔案管理軟件系統和室藏檔案文件級目錄數據庫安全防護水平,避免各類安全事故的發生。

????養成檔案查閱利用的良好習慣。一是加強檔案查閱利用窗口標準化建設。在綜合閱覽室內醒目位置公布檔案查閱流程、注意事項、服務電話等,設置接待登記、目錄檢索、檔案閱覽等區域,放置供利用者使用的紙筆、放大鏡等物品。二是注重良好習慣的養成。查閱檔案資料由檔案室專人負責,認真辦理各項查檔登記手續,指定查閱地點;能利用檔案數字化管理系統查閱的不用檔案原件查閱,檔案原件一般不得外借;需要查閱會議記錄等檔案的要出具該單位的證明,履行審批手續;用作憑證的,經有關人員核對無誤后,注明出處,加蓋專用章;利用完畢的檔案資料要仔細清點,及時入庫。三是勤于開展編研工作。挖掘檔案資料的歷史價值,推出有特色、有價值并能反映本地歷史的編研成果;編寫檔案利用案例,發揮檔案服務社會的價值。

????原載于《中國檔案報》2019年6月6日 總第3382期 第三版

 
 
責任編輯:張雪
 
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