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關于檔案安全風險防范與控制的思考

作者:云南省檔案局副局長 張文芝

來源:中國檔案報

2019-06-10 星期一

????安全是人類生存和發展的前提,人人渴望安全,呼喚安全,當今社會對安全的重視程度之高是前所未有的。我們每天都會聽到看到國內外有關安全事故的報道,包括生產安全、食品安全、社會安全、交通安全、消防安全等。與檔案、文物有關的安全事故也不少,如巴西國家博物館火災、法國巴黎圣母院火災等,一些檔案館(室)也不同程度地存在檔案安全隱患。為貫徹落實總體國家安全觀,國家檔案局于2017年專門召開了檔案安全工作會議。會議指出,要把構建風險分級管控機制和隱患排查治理雙重預防機制作為進一步加強檔案安全管理的重要抓手,筑牢檔案安全防控體系。近幾年,國家檔案局陸續出臺了一系列安全管理規定和措施,進一步強化檔案安全管理。比如:2018年9月,國家檔案局向全國檔案部門下發了《關于進一步加強檔案安全隱患排查檢查的通知》,要求各級檔案部門以巴西國家博物館火災事件為警示,認真組織開展檔案安全風險防范工作;2018年12月,國家檔案局印發了《檔案館安全風險評估指標體系》,為各級各類檔案館提供安全風險防范具體指導;2019年4月,國家檔案局印發《關于深入開展檔案安全風險隱患排查整治工作的通知》,要求各單位“一把手”要親自抓、親自管,迅速開展檔案安全自查自糾工作,要把防火、防水、防盜、防泄密等作為安全工作的重中之重。

????檔案安全風險因素眾多,如何識別檔案安全存在的潛在風險,及時采取有效措施消除安全隱患?筆者結合檔案工作實際,認為應從以下幾個方面加以強化。

明確風險點,做到從源頭控制

????安全管理是管理科學的一項重要內容,它是為實現安全目標而進行的有關決策、計劃、組織和控制等方面的活動,主要運用現代安全管理原理、方法和手段,分析和研究各種不安全因素,從技術、組織和管理上采取有力措施,消除各種不安全因素,防止事故的發生。檔案安全管理是指立檔單位、檔案館(室)以及個人對館(室)藏檔案實體和檔案信息內容采取有效保護措施,避免檔案受到損害,杜絕各類檔案安全事故發生,最大限度地延長檔案壽命,并使其處于安全狀態的管理工作。但一些檔案館(室)存在著責任心不強、安全風險防范意識弱的問題,存在著重技防、物防,輕人防的情況,必須充分認識到,檔案安全是總體國家安全的一個重要組成部分,要做好檔案安全工作,離不開安全體系的強力支撐,更離不開各級檔案部門和檔案管理者對安全職責的履行。國家檔案局出臺了《檔案館安全風險評估指標體系》,其中,館庫安全包含館庫選址、館庫建筑、功能布局、設施設備等存在的風險點,檔案實體安全包含檔案保管、檔案流轉、檔案搶救和保護等存在的風險點,檔案信息安全包含系統安全、數據安全、檔案開放和利用安全等存在的風險點,安全保障機制包含組織保障、制度保障、應急措施、宣傳培訓、安全保衛等存在的風險點。要保證檔案安全,各級檔案館必須從思想上提高對檔案安全風險防范重要性的認識,根據《檔案館安全風險評估指標體系》內容,積極開展風險評估,全面、系統地梳理檔案館在這些方面可能存在的隱患,了解風險點,主動分析檔案安全風險隱患,采取預防措施,做到從源頭控制。

注重細節,做到持之以恒保安全

????在諸多檔案安全風險因素中,顯性風險相對易防,隱性風險難防。安全風險防范難在持之以恒。在檔案安全管理中,一些機關檔案室工作人員大多是兼職人員,加之一些地區經濟困難、意識不強、制度執行不堅決,導致安全風險防范不力。

????庫房溫濕度的調控在基層檔案安全管理工作中容易被忽視。云南省氣候復雜多樣,由于各地對溫濕度對檔案安全管理影響的認識不足,加之邊疆地區財力不足等原因,有的未配備相關溫濕度調控設備,使得庫房溫濕度存在長期超標不能得到有效控制的現象。小指標危及大安全,長此以往,就會出現檔案紙張老化,以致發生蟲蛀而損壞檔案。各級檔案館必須按照《檔案館建筑標準》《照片檔案管理規范》等執行檔案保管的相關要求,根據不同地區的氣候條件加強對庫房的監測,營造良好的溫濕度環境,確保檔案得到安全保管。

????檔案庫房的衛生管理亟待加強。在檔案管理的措施中,防塵是檔案安全管理的一項重要措施。防塵不到位,庫房容易產生鼠患、霉變等問題。2018年,國家檔案局頒布了《機關檔案工作規定》,對機關檔案工作作出明確規定,各級檔案館(室)應嚴格執行相關要求,尤其是庫房衛生管理制度,隨時保持庫房的清潔衛生,防止鼠害、蟲害及其他有害生物對檔案的侵蝕。

????檔案數量與質量的定期安全檢查制度落實不到位。檔案的安全檢查是防止檔案的丟失損毀,確保檔案實體數量與檔案登記臺賬相一致的基本安全檢查,也是對檔案保管中是否存在蟲蛀情況的安全檢查。但在實際工作中,不少基層單位只重視檔案移交時的案卷清點,而對已移交多年的檔案數量與質量清查制度落實不到位,我們在檔案規范化管理業務指導中,發現了庫房檔案管理臺賬不清但也沒有采取相應的保護搶救措施的情況,嚴重影響檔案的壽命和安全,必須建立健全并堅持執行檔案安全檢查制度,定期對館藏、室藏檔案進行清點核對,做到登記臺賬與檔案實體相符,關注檔案載體的變化,及時發現相關安全隱患,制定處置方案,確保檔案的完整與安全。

????檔案安全防護設施是確保檔案安全必不可少的“安全防護網”。它包括入侵報警系統、出入口控制系統、視頻監控系統。一些基層檔案館只在檔案庫房、閱覽室、裱糊室、數字化現場等重要場所安裝了視頻監控系統,但安裝入侵報警系統、出入口控制系統的較少;即使已安裝視頻監控系統的單位,也不能完全做到實時監控,監控的數據也沒有進行規范管理。要按照《檔案館安全風險評估指標體系》中指明的檔案實體安全和數據安全風險點,根據自身實際情況,在檔案館周邊、檔案庫等重要位置安裝和運用好入侵報警系統、出入口控制系統、視頻監控系統,只有這樣,才能防患于未然。

建立健全應急機制,做到有備無患

????應急機制是針對特殊事件、突發事件的緊急處理機制。應急預案是為了迅速、有序、有效地針對已發生或可能發生的突發事件開展控制與救援行動,盡量避免事件的發生或降低其造成的損害,依照相關法律法規而預先制定的應急方案,是應對各類突發事件的操作指南。但一些基層檔案館在建立健全應急機制方面依然沒有給予足夠重視,認為災難遠離自己,存在著僥幸心理,有的沒有制定應急預案,有的預案沒有可操作性。此外,對電子檔案的備份也存在“一備了之”的情況,對備份形式、材質的選擇、備份數據的檢測、備份材料的管理等沒有進行深入研究,使得遇到災難需要數據恢復時得不到應有的保障。根據國家檔案局《檔案工作突發事件應急處置管理辦法》及相關規定,各級檔案館必須建立應急機制,完善應急預案。應急預案應該包括對水災、火災、地震等自然災害和檔案丟失、檔案被盜、檔案泄密、計算機信息管理系統崩潰等突發性事件的應急處理方案;預案中要明確原則、方法、步驟、重點、職責、任務,確保遇災不亂、組織有序、有備無患。

????檔案安全是檔案工作的底線和檔案事業的根基,維護檔案安全、建立檔案安全體系是檔案工作的重要內容,將風險管理理念和機制引入檔案安全管理是檔案安全工作精細化、規范化管理的升級和運用,對于加強檔案安全管理有重要的意義。只有加強檔案安全風險管理,才能把一切風險控制在隱患形成之前,把一切隱患消滅在事故發生之前,確保檔案安全萬無一失。

????原載于《中國檔案報》2019年6月6日 總第3382期 第三版

 
 
責任編輯:張雪
 
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