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關于在檔案工作中應用信息技術的冷思考

作者:盧林濤

來源:中國檔案報

2019-03-26 星期二

????蓬勃發展的信息技術廣泛而深刻地影響著社會生產生活的方方面面。尤其近年來,以人工智能、區塊鏈、云計算、大數據為代表的新興信息技術以全新的信息生態深刻改變了社會面貌,推動了經濟社會的持續發展。

????唯有應變,方能不變。積極擁抱新興信息技術是歷史大勢也是發展之要。數字時代,越來越多的新興信息技術被運用于檔案管理實踐中。比如,安徽省檔案局借助人工智能技術推動檔案智能劃控和歷史檔案光學字符識別;英國國家檔案館與薩里大學、開放數據研究所合作推出一個區塊鏈項目,探索了區塊鏈技術在檔案行業的垂直應用;基于云計算,依托物聯網和虛擬現實技術,上海靜安區檔案館實現了智能檔案庫房管理,持續推進智慧檔案館建設。總體而言,新興信息技術正在驅動檔案工作不斷向前推進。

????唯有冷靜,方能應變。在高唱技術贊歌的同時,我們必須辯證地看待各種新興信息技術及其應用實踐。在積極擁抱新興信息技術的同時,有必要冷靜思考和審視新興信息技術應用于檔案工作的風險,采取更具針對性的應對之策。

冷靜審思

????一是新興信息技術應用的“超前不適”。新興信息技術的廣泛運用極大地推動了檔案工作的發展。得益于網絡通信技術的深入發展,電子文件管理成為可能,單軌制愿景漸行漸近。與此同時,得益于數據庫技術的日臻成熟,數字檔案館建設走向縱深,“收管存用”更為科學,傳統文件管理向內容管理和知識管理轉變,借助知識庫技術,檔案不再是“沉睡”的記錄,檔案中所包含的巨大信息價值使其成為機構內部控制和開展業務活動的寶貴信息資源。與此同時,相關技術的應用總是與檔案工作的特定發展階段和現實需求高度適應的。隨著計算機的普及應用,電子文件數量呈幾何級數快速增長,傳統的紙質文件實體管理已越來越不適應檔案工作的實際要求。同時,人們對信息資源管理的認知不斷加深,知識管理成為重要的管理命題,基于檔案工作實現知識管理也成為眾多機構的實踐選擇。因此,近年來不斷涌現出來并極速發展的新興信息技術與現階段檔案工作的適應性應當是技術應用前的必要考量因素。一方面,因為各種復雜原因,我國檔案工作在很大程度上仍然采取傳統的“后文件”管理,即對非現行和半現行文件開展收集、鑒定、歸檔、分類、編目、著錄等一系列活動。當前我國檔案工作側重“文件級”管理的特征仍然十分顯著。究其原因為:其一,在重保管背景下,檔案機構仍然倚重各類整理、保管技術,而當前各類新興信息技術在很大程度上是服務于統計分析,如描述用戶分析、文件流轉、檔案統計、數據挖掘等。因而,新興信息技術的應用空間“打了折扣”,檔案機構恐難有強大的內在動力直接推動相關技術應用。其二,在當下檔案工作中,對各類文檔的管理大多處在文件級,即按件進行管理,尚未深入到全文級內容層面。當下的新興信息技術大都是數據導向的,基于數據層面深入挖掘文本信息,檔案工作實際情況尚與此存在差距。新興信息技術應用所帶來的檔案工作數據化全景在現階段還難以完全實現。檔案機構為引入各類新興信息技術往往耗費巨大,但如果不考慮現階段檔案工作的實際水平和真實技術需求則會讓技術應用成為“空中樓閣”,客觀上導致技術資源的閑置,對財力、人力等寶貴資源造成極大浪費。

????二是新興信息技術安全損失的“不可逆性”。即使部署了技術系統,也不意味著就真正實現了可持續的技術應用,必須時刻關注技術應用所帶來的風險問題。區塊鏈、云計算等新興信息技術在最近10年才真正得以快速發展和實現商業化應用。換言之,新興信息技術相較網絡通信、數據庫等技術,其成熟度顯然還不夠,這也就不難解釋為何近年來頻頻爆出大數據侵犯個人隱私、云計算的安全漏洞等突出問題。例如,區塊鏈技術的應用風險既有因技術特征和自身機制帶來的安全風險、穩定性和應用效果尚未得到有效驗證而帶來的問題,又有該技術極為依賴網絡節點、帶寬資源等軟硬件的附加風險,以及用戶不當行為導致記錄無法尋回的使用風險,網絡空間的復雜性則無疑更增加了上述安全風險。作為原始記錄,檔案具有唯一性,安全事故給檔案造成的損失具有不可逆性。得益于堅實的網絡信息技術基礎,美國政府無疑擁有強大的信息安全防御能力。但近年來也頻頻爆出核安全局、退伍軍人事務部等聯邦機構核心數據被盜取的事件,造成極為嚴重的個人信息泄露乃至國家安全危險。再如,大數據技術在科學分析的信度和效度上存在問題,“谷歌流感趨勢”近年來多次誤報、錯報即是例證。單純利用大數據分析、獨立解決未知問題幾乎是不可能的,因此,就檔案工作中的應用而言,大數據分析只能作為檔案編研等工作的補充而非替代手段。

????三是新興信息技術的“工具本質”。新興信息技術的應用無疑將對檔案工作產生一系列深刻變革,比如,大數據精準勾勒文件運行軌跡,讓權責更為清晰;區塊鏈可以實現去中心化的可信建置,檔案真實性更有保障。單純依靠技術就能實現深刻的業務變革嗎?答案當然是否定的。檔案工作是一項復雜的系統工程,在多種多樣的工作實踐中,先進的技術永遠只是工具,檔案工作涉及思想理念、法規制度、業務流程、人力資源等,技術背后的管理活動和社會環境才是檔案工作的核心運作邏輯。大數據信息流,大數據只是“形”,核心仍是背后的業務活動;區塊鏈信任鏈,區塊鏈只是“面”,關鍵仍是鏈條之下的信用體系。區塊鏈技術能在很大程度上保證記錄的真實性,但只依靠區塊鏈技術還很難確保記錄的可靠性。因此,借助信息技術開展檔案工作必須要在更為廣闊的視野下加以思考。除了進一步優化完善技術本身之外,更為關鍵的工作是從管理視角和社會視角審視,如何促成技術應用、如何高效安全地實現技術應用預期目標——建設更為穩定、可靠的終端基礎設施(如數字檔案館),制定技術應用合規管理標準協議等(如出臺有針對性的行業標準規范),培養能熟練運用復雜技術的專業人才隊伍,構建基于檔案流的暢通業務流。更為重要的是,任何技術的發展演變與應用實踐都是社會歷史的產物。全社會積極擁抱科技、踴躍投身科創的意識基礎是新興信息技術得以廣泛應用的重要前提,同時技術應用也必須根植于經濟社會發展之中,尊重社會發展客觀規律。

積極應對

????新興信息技術的迅猛發展讓技術熱潮席卷包括檔案工作在內的社會各行各業。各類新興信息技術給生產生活帶來了革命性變革,檔案工作應該積極擁抱新變化,在實際業務中應用新興信息技術。與此同時,我們必須理性地看到新興信息技術的“超前”“威脅”和“表象”,不能將新興信息技術視為“萬能神藥”,不能不考慮當前檔案工作的實際情況而一味追求最新技術潮流,不能盲目上馬技術系統而不考慮技術應用可能帶來的安全問題,不能妄想依托技術應用一勞永逸地解決所有問題而忽視深層次的管理活動和社會背景。檔案工作關系到國計民生,責任重大、使命艱巨。在新一輪機構改革中,檔案機構的管理體制機制發生了重大變化,“局館分開”“政事分離”等對檔案部門提出了新要求。站在新的歷史方位,檔案工作在順應信息化潮流,積極應用現代技術的同時,更要清醒認知自身發展水平和技術需求,全面掌握相關技術發展及應用情況,科學分析、統籌謀劃、審慎部署,在合適時機應用適當的技術,有效推進檔案工作向前發展。

????一是全面評估當前檔案工作實際情況與新興信息技術發展水平的策應程度。“戰略一致性”模型指出,信息技術必須與組織的整體運營情況相適應,才能形成組織內有效的策應性,推動業務活動。檔案機構在應用相關新興信息技術前,必須了解掌握機構的實際工作情況,特別是要了解技術應用的需求、技術應用的已有基礎等,在摸底調查的基礎之上,選擇適用的信息技術助力檔案工作。

????二是著力構建檔案信息安全風險管理框架。通過多年努力,檔案實體安全問題已基本得到有效保障,但在數字時代,檔案信息安全問題的重要性愈發凸顯,要確保新興信息技術應用中不出安全問題,必須做到以成熟的技術基礎和成熟的應用環境搭建更為穩固的檔案信息安全風險管理框架,而非不顧技術成熟度盲目引進最新技術,“最快應用”的同時可能會帶來“最新問題”;在檔案機構內部,要構建更為成熟的技術環境,從原有技術系統的升級改造到技術人員的培訓教育,再到開發更符合檔案工作實際情況和特殊需求的輔助工具,為新興信息技術的應用筑牢防火墻。

????三是積極培育“技術、管理、社會”的實踐生態。檔案管理是一項復雜的社會實踐。在技術浪潮的推動下,檔案管理需要積極應用各類新興信息技術,因此必須從管理活動和社會背景入手,實現“技術、管理、社會”三維聯動,構建完善、有機的實踐生態。要科學認識信息化、網絡化是歷史大勢和時代必然的事實。在我國加快推進信息化、建設網絡強國的過程中,檔案機構不能缺位,要抓住這一難得的戰略機遇,擁抱新興信息技術,實現檔案管理由數字化向數據化的歷史轉變,推動檔案工作更好地服務國計民生。要建立健全新興信息技術應用的管理格局,聚焦體制機制、關注標準規范、著眼業務活動、梳理應用場景,從中觀管理維度出發,保障技術應用的落地和預期應用效果的實現。

????在技術熱潮下,我們更要保有一份冷靜的思考。技術,特別是各類新興信息技術絕對不是萬能的,既有與當前檔案工作實際的“不適”,又有技術相對不成熟所帶來的安全風險,還有技術的工具屬性所決定的其效用的非獨立性。因此,在檔案工作中應用各類信息技術的整體態度應是樂觀且審慎的——樂觀其在檔案工作中應用的美好愿景,審慎其在檔案工作中應用的具體實現。

????原載于《中國檔案報》2019年3月25日 總第3351期 第三版

 
 
責任編輯:羅京
 
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